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Alexander Souza

julho 19, 2021

10 Ferramentas Gratuitas Para Trabalho Remoto

Em 2020, fomos impactados por uma pandemia que impactou bastante a nossa vida e trouxe mudanças radicais para nossas relações, nossas rotinas e, principalmente, nos nossos trabalhos.

Empresários que antes eram extremamente céticos ou resistentes ao home office, agora são forçados a adotar essa nova rotina. Pessoas que nunca trabalharam de casa, agora estão tendo que improvisar espaços em suas casas e adotar novos hábitos e é bem provável que você esteja nesse meio, não é mesmo?

Neste artigo, falo um pouco sobre como o home office é tratado pela maioria das empresas e também dou várias dicas de ferramentas e processos para você adotar e obter o máximo de desempenho.

Vem comigo.

 

De bicho-de-sete-cabeças a “única solução possível”

Home office, durante muito tempo, foi um bicho de sete cabeças pra grande maioria das empresas.

Frequentemente, eu ficava me perguntando:”Por que é que tantas empresas insistem em manter trabalho presencial até mesmo para atividades que, definitivamente, não dependem da presença do funcionário no local?”. Ora, um analista de marketing não precisa necessariamente estar em um escritório todos os dias. Uma designer não precisa necessariamente estar no escritório todos os dias. Uma contadora não precisa necessariamente estar no escritório todos os dias.

Basicamente nenhuma atividade que dependa só de um computador e internet demanda a presença do funcionário na empresa todos os dias. Na grande maioria das vezes, nem mesmo demanda a presença do funcionário na empresa.

Para dar um exemplo do que eu falei: eu atendo vários clientes que nunca me viram pessoalmente. Alguns dos meus principais clientes não me viram mais do que 4 vezes na vida. E se você acha que isso é impedimento para gerarmos resultados: todos eles vêm tendo resultados, modéstia à parte, muito interessantes desde o início de cada contrato.

Mas, se a gente consegue gerar resultado trabalhando de forma 100% remota, por que muitos donos de empresa têm essa resistência?

Essa é uma pergunta de muitas respostas. Alguns dos contratantes acreditam que a cultura da empresa se enfraquecerá caso os colaboradores trabalhem remotamente. Outros acreditam que a produtividade da empresa vai cair. Há também os contratantes que têm um perfil mais controlador  que desejam fazer um microgerenciamento das atividades dos seus funcionários.

Embora todas essas situações sejam comuns, o raciocínio por trás delas é incorreto, uma vez que uma empresa pode, sim, desenvolver ótimos resultados, uma cultura sólida e aumentar sua produtuvidade mesmo quando todos os seus colaboradores estão trabalhando de forma 100% remota.

O mundo de agora é diferente

Hoje, no meio de uma pandemia e de uma potencial crise econômica, o home-office passou a ser visto não mais como um tipo de monstro que precisa ser eliminado toda vez que ameaça se manifestar em uma empresa, mas sim como a única solução possível para a sobrevivência de inúmeros negócios e a solução para a criação de outros tantos novos.

Em empresas que eram mais flexíveis, o home office nunca foi problema. Muitas delas, inclusive, já estimulavam o home-office muito antes da gente pensar em estocar álcool em gel.

Contudo, de um lado, gestores de empresas mais tradicionais agora enfrentam um desafio: implementar essa cultura de forma com que seus colaboradores consigam, de fato, trabalhar. Do outro, temos novatos no universo do trabalho remoto e empreendedorismo digital que ainda não sabem como organizar seu trabalho em casa.

E aqui, esbarramos nos principais obstáculos encontrados:

  • Falta de estrutura: a empresa não tem sistemas adequados para fazer com que seus colaboradores trabalhem em casa.
  • Falta de processo: a empresa  não tem um processo definido para que o trabalho ocorra dentro de casa.
  • Desenvolvimento de hábitos dos colaboradores: eles estavam acostumados a seguir uma rotina para trabalhar e agora precisam mudar isso drasticamente.

E foi observando esses problemas específicos que resolvi criar este guia com 10 dicas de ferramentas para fazer com que sua empresa se adapte a esse novo cenário o mais rápido possível, minimizando também o impacto financeiro que os entraves dessa mudança do presencial para o digital poderiam causar.

Nada melhor que começarmos, então, pela estrutura da sua empresa. Com as ferramentas que temos aqui, ficará bem mais fácil gerenciar sua equipe e suas tarefas (e o melhor: sem necessidade de cobrar horário).

 

Dicas de Ferramentas Para Home Office

Aqui, abrindo nossa lista de dicas, separei algumas ferramentas essenciais que uso no dia a dia da ASM e que podem fazer muito sentido para o seu negócio. Essas ferramentas me ajudam a economizar muito tempo e também a me manter organizado e ter uma visualização do andamento de projetos, das tarefas e das comunicações.

 

1. Slack

Toda equipe remota precisa de uma coisinha chamada comunicação assertiva. E todo gestor que lida com uma equipe remota precisa de outra coisinha chamada comunicação assertiva ORGANIZADA.

Vai por mim, você não vai querer gerenciar uma equipe de marketing pelo WhatsApp. Se você lida com vários setores, ter isso no WhatsApp pode ser um inferno, até porque, muitas vezes, acabamos usando nosso número pessoal para assuntos de trabalho e aí a coisa toda fica misturada e vira um caos.

O Slack veio pra resolver isso.

Imagem: Divulgação/Slack

 

Com ele você consegue criar uma conta para a sua empresa e, dentro dessa conta, você consegue criar canais.

Os canais nada mais são do que espécies de grupos do WhatsApp que você pode usar para dividir por setor e/ou por projeto.

Então, você pode criar um canal para “#financeiro”; “#marketing”, “#comercial”, “#diretoria”, “#ti”, “#design”, “#projeto-x”, “projeto-y”, etc.  E em cada um desses canais, você pode adicionar pessoas específicas. Desta forma, você adiciona somente aquelas pessoas que estão envolvidas naquele projeto específico ou que são de um determinado setor da empresa.

Além de organizar sua comunicação, ele tem vários recursos, como fixar e destacar mensagens, chat privado, etc. O Slack pode ser uma mão na roda para gerenciar seus colaboradores remotamente.

Clique aqui para acessar o Slack.

 

2. Flock

Concorrente do Slack, ele tem uma vantagem que é muito interessante para agências.
É possível criar subcontas para cada cliente. A lógica é a mesma do Slack, mas aqui, dentro de uma mesma janela, você consegue lidar com vários dos seus clientes.

É como se você pegasse o Slack e adicionasse mais um nível dentro dele.

Imagem: Divulgação – Flock

Se você for lidar com o Slack agora para atender múltiplos clientes, você teria que criar um canal pra cada um e sua conta ficaria um caos.

Com o Flock, você consegue criar uma conta para cada cliente e, dentro de cada conta, você pode adicionar múltiplos canais.

Ao fazer o onboarding do seu cliente, introduza ele na ferramenta e veja sua dor de cabeça com múltipla comunicação sumir.

Acesse o Flock.

 

3. Whereby

Reuniões de forma simples. Sem precisar instalar programa, sem precisar adicionar usuário. Tudo o que você precisa fazer com o Whereby é criar sua sala e compartilhar um link, que é facilmente digitado, exemplo: “whereby.com/nomedasuasala”.

Imagem: Whereby – ASM

A sala gratuita comporta até 4 pessoas. Se seu negócio é mentoria ou consultoria, ou se você é comercial ou atendimento de uma empresa ou agência, você muito dificilmente vai precisar de mais do que isso.

Simples, rápido, fácil.

Crie sua conta no Whereby.

 

4. Google Hangouts

Precisa de mais gente na sala? O Google Hangouts, então, é a solução pra você.

Imagem: Divulgação – Google Hangouts

Ele comporta até 10 pessoas por chamada na versão gratuita e o Google Hangouts Meet suporta até 250 pessoas em um bate-papo e é possível fazer transmissões para até 100 mil pessoas.

Em meio à crise, o Google liberou o Google Hangouts Meet gratuitamente até 1º de julho de 2020.

Acesse o Hangouts.

 

5. Calendly

Legal, agora a gente já falou sobre as principais ferramentas para comunicação com a equipe, é hora da gente começar a organizar um pouco mais a comunicação, não é mesmo? Estar em casa, trocando e-mails,  WhatsApp, mensagens no Slack ou Flock com os clientes, colaboradores, colegas de trabalho e ainda ficar agendando reunião é complexo.

Por isso, trouxe mais uma ferramenta sensacional, para você agendar suas reuniões com o time ou com seus clientes e poupar alguns minutos (vai por mim, esses minutinhos viram horas depois de um tempo) com Google Agenda ou mandando invite no Outlook.

Calendly -
Imagem: Calendly – ASM

O Calendly, em sua versão gratuita, permite que você crie um calendário com seus horários disponíveis para reuniões, com o tempo que você planeja cada reunião (1 hora? 2 horas? 30 minutos?). Você configura a conexão com seu Google Agenda ou com o seu Outlook e *poof*, as pessoas escolhem o dia e horário disponível e sua agenda do Google ou Outlook é automaticamente atualizada.

É uma ótima opção para times comerciais que estão remotos e até mesmo in loco, pois ele integra com diversos CRMs, como o Pipedrive, Salesforce, Zoho e Hubspot, o que pode facilitar MUITO o processo de reunião com os clientes.

Além disso, se você fornece serviços de consultoria online, mentoria, ou até mesmo consultas (no caso de psicólogas e psicólogos, nutricionistas, etc.), você pode usar o próprio Calendly para receber seus pagamentos, pois ele integra com o Paypal e o Stripe, que são plataformas que podem intermediar os pagamentos.

E não para por aí, ele também pode ser integrado com diversas ferramentas de marketing, como Mailchimp, LiveChat e ActiveCampaign.

É uma ferramenta bem completa e poderosa para ajudar na sua organização de agenda. 🙂

Confira o Calendly.

 

Ferramentas Para Gestão de Tarefas e Projetos

Falamos um pouquinho sobre aquilo que a gente precisa pra lidar bem com a comunicação e deixá-la mais organizada. Mas a gente precisa organizar também nossas tarefas. Por isso, também separei mais algumas das minhas favoritas para gestão de tarefas, para manter a organização e melhorar a produtividade.

6. Trello

Muitas pessoas usam o Trello como ferramenta para gestão de tarefas.
Construído no sistema Kanban, ele é uma ótima opção para facilitar a visualização das tarefas e projetos.
Eu gosto de usá-lo para trabalhar com roadmaps, que me ajudam a saber exatamente onde eu estou em cada projeto específico.

Imagem: Trello – ASM

Basicamente eu crio roadmaps personalizados para minhas necessidades, Então, em um quadro posso ter listas dividas por “Projeto/Ação” e fases como “Desenvolvimento”, “Implementação”, “Fase de testes”, “Validação”, “Otimização”.  A partir disso, vou movendo os cartões (você vai se familiarizar com cada um desses termos quando já estiver usando a plataforma) de acordo com as etapas.

É uma ótima ferramenta gratuita para gestão visual das suas tarefas e projetos. Além disso, existe uma versão própria para Windows e para Mac, então você acaba tendo tudo já no seu desktop.

Clique para acessar o Trello.

 

7. Todoist

O Todoist é minha favorita para gestão de tarefas.
Como o próprio nome sugere, nele você cria uma lista de tarefas (to-dos) e pode organizá-los por projeto, prioridade e data de conclusão. A melhor parte é que a ferramenta tem uma interface bem limpa e é extremamente simples de usar.

Imagem: Divulgação – Todoist

Uma dica interessante: sua produtividade pode melhorar bastante se você dividir suas tarefas por horário.

Então, por exemplo, você tem 5 tarefas pra fazer no dia, então você pode simplesmente criar essas tarefas no Todoist de acordo com a data e horário do seu deadline (existente ou que você mesmo estabelecer). Além disso você pode adicionar 4 níveis de prioridade (prioridade 1, 2, 3 ou 4).

Outra parte muito legal do Todoist é que ele é gamificado. A cada ação completada, você ganha pontos de Karma e vai subindo de nível. Eu mesmo sou um Expert, e já estou quase atingindo o nível Mestre. O foco é chegar ao nível Iluminado. Bora?

Site do Todoist.

 

8. Quadro Branco

Essa é minha favorita. Não é necessariamente grátis, mas com um pequeno investimento, pode ser por muitos anos.

É o quadro branco.

Sim, é um quadro branco de verdade. Daqueles que você coloca na parede e escreve neles.

quadro-branco
Imagem: ASM

Se você trabalha com algo muito complexo, como programação, marketing, gestão, muitas vezes materializar suas ideias num quadro branco (ou uma porta de vidro, uma parede de lousa, você que sabe) pode ser muito interessante.

Além de estimular sua criatividade e organizar seu raciocínio, um quadro branco também é muito bacana pra você anotar suas tarefas e deixar elas na sua frente.
Hoje em dia tenho usado mais o quadro branco do que o Todoist, pra ser honesto e tem me ajudado até bem mais que ferramentas virtuais, mas porque pra mim é um pequeno escape do mundo digital pro material.

 

9. MindMeister

Se você gosta de organizar ideias e não tem um quadro em casa, calma. Essa dica aqui vai te ajudar pra 3 coisas muito interessantes:

  1. Organizar as ideiais em modelo de mapa mental.
  2. Criar uma pauta para reunião ou apresentação.
  3. Criar um curso online.

O Mindmeister é uma das principais ferramentas de mapa mental disponíveis no mercado e ele tem uma versão gratuita. A interface é bem intuitiva e a aplicação é extremamente simples de usar.

Imagem: Mindmeister – ASM

Eu frequentemente uso para as 3 situações que mencionei acima e ganho um tempo absurdo. Muitas vezes é mais simples e eficaz apresentar um mapa mental do Mindmeister do que fazer um apresentação do Powerpoint.

Além disso, por ser altamente personalizável na versão paga, ele é uma ótima opção para desenharmos a grade de um curso online.

Mindmeister é realmente uma ótima opção para organizar ideias, tirar ideias do papel, organizar pautas de reunião, treinar pessoas, montar esquemas e muito mais coisas. Vale a pena conferir.

E, aproveitando que falei com você sobre montar curso, organizar reunião, coisa do tipo, tem uma ferramentazinha que vai te ajudar a evitar aquelas reuniões que também poderiam ter sido um e-mail.

Crie sua conta no Mindmeister.

 

10. Loom

Exatamente: o Loom é uma extensão que você pode baixar para o seu Google Chrome (e também tem a versão para desktop) e usar para gravar a sua tela e também se gravar pela sua webcam.
É uma ferramenta ótima pra você, por exemplo, explicar as tarefas para sua equipe ou explicar um mapa mental que você usaria, eventualmente, em uma reunião.

Imagem: Divugação – Loom

Você pode simplesmente gravar sua tela com as orientações e enviar para o seu time.

Além disso, você também consegue utilizar o Loom para gravar um curso online e até mesmo vídeos demonstrativos de ferramentas para um canal do Youtube ou para um cliente.

Quando você acaba de gravar, seu vídeo é carregado diretamente dentro do próprio Loom e você consegue ver, por exemplo, quem acessou seu vídeo, quantos acessos ele teve, etc. Você pode até mesmo usar o Loom como plataforma para o seu curso – embora existam outras mais adequadas.

Acesse o Loom.

 

Espero que esse post tenha sido de grande ajuda para você na sua empreitada de home-office, seja remota ou não. Se tiver alguma dúvida, com alguma das ferramentas, não hesite em nos chamar por aqui, OK?

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